Em 2025, só 11,5% das empresas portuguesas com 10 ou mais pessoas usavam inteligência artificial, segundo o INE. É uma subida de 2,9 pontos percentuais face a 2024, mas continua longe da média da União Europeia, que ronda os 20% (Eurostat). E a diferença por dimensão é enorme: 49,1% das grandes empresas usam IA, contra 18,2% das médias e apenas 9,4% das pequenas.
Há outro número do mesmo inquérito que me parece ainda mais revelador. Entre maio e agosto de 2025, 38,7% das pessoas entre os 16 e os 74 anos usaram ferramentas de IA. Ou seja, muitos dos colaboradores de uma PME já usam IA na vida pessoal. A empresa onde trabalham, na maioria dos casos, ainda não.
Vejo muitas vezes empresários que olham para a IA de uma de duas formas: como uma moda que vai passar, ou como um projeto grande e caro que fica para quando houver tempo. As duas posturas levam ao mesmo resultado, que é não fazer nada. Como engenheiro, proponho uma terceira via: tratar a IA como qualquer outra ferramenta de produtividade, com um problema concreto, uma métrica e um prazo.
Porque é que as PME ficam para trás
A diferença entre os 49,1% das grandes empresas e os 9,4% das pequenas não se explica só por orçamento. Na minha experiência, há três razões mais comuns:
- Falta de processos definidos: não se consegue automatizar o que não está descrito. Se cada pessoa faz a mesma tarefa de forma diferente, a IA não tem por onde pegar.
- Ninguém é responsável: numa PME, a tecnologia é muitas vezes tarefa de quem tem mais jeito, nas horas vagas. Sem um responsável e um objetivo, nenhuma experiência passa da fase de curiosidade.
- Começar pelo lado errado: escolher primeiro a ferramenta e depois procurar um problema para ela resolver.
Começar pelo problema, não pela ferramenta
A pergunta certa não é "que ferramenta de IA devemos usar?". É "onde é que a nossa equipa perde mais horas em tarefas repetitivas?". Isto é particularmente relevante em Portugal. Segundo a PORDATA, com dados do Eurostat, trabalhamos em média 39,7 horas por semana (2025), o 5.º valor mais alto da UE, e a produtividade do trabalho foi de 47,7 mil euros por trabalhador em 2024, a 19.ª mais baixa da União. Trabalhamos muito e produzimos pouco por hora. A IA, bem aplicada, ataca exatamente esse desequilíbrio.
Em PME, os pontos de partida com melhor relação entre esforço e resultado costumam ser estes:
- Responder a pedidos de informação e orçamentos com rascunhos que a equipa revê.
- Resumir reuniões e transformar notas em listas de tarefas com responsáveis.
- Preparar propostas comerciais a partir de modelos e do histórico do cliente.
- Classificar e encaminhar emails de clientes e fornecedores.
- Extrair dados de faturas e documentos para a contabilidade.
- Produzir primeiras versões de conteúdos para o website e redes.
O website como primeiro sinal
Antes de pensar em IA avançada, vale a pena olhar para a base digital. Segundo o INE, em 2025, 62,9% das empresas têm website, mas só 13,5% das que têm website permitem acompanhar encomendas online. Isto diz-me que muitas empresas têm presença digital, mas poucas têm processos digitais. Um website que é só uma montra não alimenta nenhum sistema.
A IA funciona melhor quando há dados organizados por trás: um registo de clientes atualizado, um histórico de propostas, um processo de encomenda definido. Se esses dados não existem, o primeiro projeto de IA é, na verdade, um projeto de organização.
Um piloto de 90 dias em cinco passos
Este é o método que recomendo a qualquer PME que queira começar sem desperdiçar tempo nem dinheiro:
- Passo 1, escolher uma tarefa: uma só, repetitiva, que hoje consome um número de horas que se consegue medir.
- Passo 2, medir o ponto de partida: quantas horas por semana leva, quantos erros tem, quanto tempo demora a resposta ao cliente.
- Passo 3, nomear um responsável: alguém com tempo atribuído na agenda, não nas horas vagas.
- Passo 4, testar durante 30 dias: com uma ferramenta acessível, regras claras sobre que dados podem ou não ser usados, e revisão humana de tudo o que sai.
- Passo 5, decidir com números: ao fim de 90 dias, comparar com o ponto de partida. Se poupou horas e manteve a qualidade, escreve-se o processo e passa-se à tarefa seguinte. Se não, corta-se e aprende-se.
Um exemplo hipotético: imagine uma empresa de 15 pessoas em que a equipa comercial gasta 10 horas por semana a preparar propostas. Se um piloto bem gerido reduzir esse tempo para metade, são 5 horas por semana, mais de 200 horas por ano, que podem ir para contactar mais leads e acompanhar mais propostas. Isso liga diretamente aos 5 Caminhos da ActionCOACH: mais leads trabalhados e melhor taxa de conversão.
Regras básicas antes de começar
A IA não dispensa critério. Antes do primeiro piloto, a direção deve definir por escrito três coisas: que informação nunca pode ser colocada em ferramentas externas (dados pessoais de clientes, informação financeira sensível), quem revê o que é produzido antes de chegar a um cliente, e como se regista o que foi testado. São regras simples, mas evitam os erros que fazem muitos empresários desistir à primeira.
A ação desta semana
Esta semana, pergunte a cada pessoa da sua equipa qual é a tarefa repetitiva que mais tempo lhe ocupa, e quantas horas por semana lhe dedica. Junte as respostas numa lista ordenada por horas. A primeira linha dessa lista é o seu primeiro piloto de IA.
Passar dos 9,4% das pequenas empresas para o grupo das que já usam IA não exige um grande investimento. Exige método e accountability. Se quiser estruturar esse primeiro ciclo de 90 dias, por exemplo no Workshop: Planeamento 90 Dias, a equipa da ActionCOACH Porto está disponível para conversar.